Microsoft Teams、Slack、Team+、JANDI、LINE 誰才是最佳團隊協作工具? - 電腦王阿達

Microsoft Teams、Slack、Team+、JANDI、LINE 誰才是最佳團隊協作工具?

在講究團隊協作、分秒必爭的工作環境下,即時性的溝通成為一種取代傳統 email 的往來趨勢,各種社交型態的協作溝通工具因焉而生,透過對話腦力激盪,發想出更具創造力與建設性的工作內容。市面上這類聊天類的工具平台眾多,各自著重的功能面與導向也各不相同,選對了工具將能讓你事半功倍,這回筆者針對市面上主流的 Microsoft Teams 、Slack、Team+、JANDI、LINE 這五款最常用的工具來逐一說明,誰才是解決工作事務的最好幫手。
 Microsoft Teams

 

Microsoft Teams、Slack、Team+、JANDI、LINE 誰才是最佳團隊協作工具?

在此之前,大家一定會覺得反正可以對話就好了,哪有什麼分別。一般而言,社群對話工具的導向主要有社交型與協作型的區分,依照型態的不同,開發商所賦予的功能也有不小的差異,在進入各種工具的說明之前,我們先來了解一下到底怎樣的工具最適合用來作為公務用平台,而一個良好的公務用平台又該具備哪些特點與功能,筆者下面列出最需要注意的五個重點:

1. 便於依照各種情境與專案分組
在團隊中依據不同的工作內容會有不同的工作小組,舉例來說在一個公司裡面一定會有包含人資、財會、行銷、業務等不同的部門,在部門中還會依照各自進行的案子、工作內容而進行分組,一個良好的公務用平台必須擁有將屬於同一個專案或領域的工作成員組織起來的功能,讓成員間的討論更分明。

2. 便於從紀錄中查找重點資訊
如果重要的資訊被埋在你一言我一語之中,對於任務執行者或指令接收者來說,光要找到關鍵的一句話可能就如同大海撈針,特別是有些工具在你換機後過去的資訊就找不到了,徒增困擾。良好的公務用平台必須具備方便查找、雲端留存等特性,讓每個對話成員都能快速地在對話中找到重點。

3. 便於共享、儲存、整理共用文件和檔案
在團隊討論中難免會有需要檔案與文件共用的時候,像是公用表單、企劃案等,雖然現在有許多像是 Google Drive、Dropbox 等雲端儲存服務可使用,但這些服務皆是以個人為單位,不利於團隊間的資源共享,因此一個能夠上傳、下載與整理的公共雲端空間更是必不可少,而這個雲端空間必須功能完善,可編輯、統整且可長期保存所需的檔案。

4. 便於群組語音與視訊會議通話
有些時候光是文字並無法做到更深入的討論,特別是大型專案或分公司之間的會議時,更需要用到群組的語音或視訊對話,有時內部也會有需要通訊平台服務結合會議室需求,一個良好的公務用平台除了上面講的三點外,最好能夠讓你不需另外開啟其他應用軟體就能直接搞定,一站式為你做到從文字、聲音到影像的溝通管道。

5. 高度安全性
既然是公務用的溝通平台,一定會有許多關於公司內部、機密性的對話與文件在上面傳遞,安全性的重要自然不遑多論,要能夠保障通訊間的保密才能有效防止商業機密外洩損害公司利益,一個優秀的公務工具必須具備高度的保密安全性,以確保重要資訊不被不肖人士外流。

Microsoft Teams、Slack、Team+、JANDI、LINE 特色分析

LINE

這大概可說是目前台灣最多人使用的社群對話平台,因其普及率高,自然地讓很多企業或團隊將其作為主要公務聯繫管道,包括筆者在過去的服務的公司中,亦將 LINE 作為公告佈達、公司資訊的媒介。LINE 上面集結眾多創作者製作的可愛貼圖,讓聊天對話更活潑生動,隨著連結的功能越多,似乎 LINE 也越來越萬能。

對於大多數人來說,LINE 用來與家人朋友聊天、互動、視訊與通話等非常方便,但當你的工作也使用 LINE 相互聯繫時,難免會出現私領域被侵略的現象,舉例來說明明在休假、休息卻拼命收到公司群組的訊息,儼然成了一個讓員工 24 小時待命的遠端遙控器。工作群組中常常會出現太久的檔案不能下載,閒聊與正事在同一個聊天室中穿插,人數一多一人一句就馬上變成洗版,查找不到想要的內容等。LINE 的整體介面來說適合用在私人溝通或是即時性的問答,但並不適合用在團隊協作的對話上,再者公務難免會有關係到商業機密的內容,透過 LINE 來傳遞工作資料在安全性上的疑慮也較大,也無法做到工作分配與公用檔案留存管理等作業,就連想要回顧一下都很麻煩,對於人員是否仍在職的掌握難以控管。

Slack

這款已經有超過 6 年歷史的軟體主攻基於雲端的即時訊息傳遞,由於是相對高效的工作管理與溝通平台,在國外受到許多團隊的愛用。在 Slack 中主要以大團隊為核心,也就是將所有人集中在一起,然後你可以開設多個頻道,從頻道中依照不同的任務分組、討論內容來組織不同的成員,其他使用者則依照自己的分組進入頻道中參與對談。不過這套工具僅有英文版本,對中文使用者來說需要花上一些時間才能掌握。

※圖片來源:Slack

Slack 最大的問題就出在其「大團隊」核心,50 人以下的小型公司可能還比較無感,當公司規模更大,成員越多時,你就越能感受到從茫茫人海中找到想找的人是一件多考驗耐心的事情。在 Slack 中你光是要在多個活躍的頻道中切換跟上節奏就不是件輕鬆的事情,當多人同步對話時,你需要花很大的精力才能在多個團隊與多個對話間保持同步,相對的也容易影響你在工作上的專注。

Team+

誕生於 2014 年的 Team+ 從一開始就是以私有雲為架構,專為企業設計的商用溝通平台,可支援 iOS、Android 和 Windows 跨裝置多點溝通等功能,並針對安全性加以強化,由於私有雲乃是建立於企業防火牆內的專屬雲端服務,即便是營運商亦無法觸及,隱私性讓重要資訊更有保障。另外該公司更強調可依照每個企業的需要付費客製專屬功能,讓軟體更合乎使用需求。

※圖片來源:Team+

Team+ 除了具備有對話、任務管理、語音與視訊通話以及檔案管理功能外,還備有管理後台可集中控員工帳號與遠端刪除帳號等。雖然 Team+ 受到許多企業、政府機關的愛用,但其動輒數十萬的建置牌價與每年支付給開發商的高昂維護費用,計算下來對於中小企業來說是一大負擔,所以這項工具比較適合資本雄厚的大型企業集團。

JANDI

2014 年推出的 JANDI 由韓國開發,並且在 2015 年進入台灣市場,相較於 Slack 來說,不管是介面配色或是操作都更為適合中文用戶。在 JANDI 中很重要的是「團隊」,每個團隊都可以擁有獨立的溝通平台,也可以管理或加入多個團隊。另外你可以依照專案別來發起各種「議題」(也就是頻道的概念),將各自不同的專案人員分組進行各自的討論。而 JANDI 中自然也擁有公務溝通工具所該有的任務指派、訊息過濾與插入各種雲端平台檔案的功能。

※圖片來源:JANDI

JANDI 中的免費方案僅提供每個團隊 5GB 的檔案儲存空間,且你必須訂閱每位成員每月 320 元的最高方案,才能擁有每個成員 1TB 的容量、須另外付費的私有雲建置服務、檔案下載紀錄與在其他免費軟體中視之為基本款的記事版、視訊會議協作和文件共享等功能。

Microsoft Teams

這款由老字號大企業 Microsoft 所推出的服務,只要企業中的電腦訂閱 Office 365 商務基本版以上即可使用,即使沒有訂閱只要有 Microsoft 帳號就能免費登入使用,可支援 PC、Mac、Linux 安裝、網頁版與行動裝置跨平台服務。在 Teams 中,把團隊與私人的訊息妥善分流,讓公事與私事、大團體與小組徹底分離,不會相互干擾影響。團隊最多可容納 5000 名成員,群組對話最多可讓 100 人參與其中,所有對話紀錄、資料傳輸與隱私皆受到 Microsoft 企業級的強力資安防護。

別以為公務溝通工具就是死板,在 Teams 對話中還能選用豐富的趣味個性化貼圖,或是由團隊自行設計貼圖應用上架,以活潑生動的圖案加上自訂文字更貼切地表達你真正的意涵,另外新增的語音訊息、地點分享等功能,都是 Teams工程團隊駐點亞洲後,因應亞洲的使用者需求特別推出的在地化功能。

當你離開座位參加會議或忙其他事情回來,想要查找其他同事指定發送給你的訊息,只需點選「活動」這一個分頁就能看到曾有人標註 「@」你的團隊,並從中點選即可查閱對話內容,重要的指令與資訊絕不錯漏。

Microsoft Teams 中具備有多人視訊與語音通話功能,視訊會議或是視訊對話時,在 Teams 中可做到背景模糊的景深效果與自訂背景,把主體凸顯出來;另外還具備對話即時字幕。想要進行員工大會或教育訓練這種線上直播,最多可容納 10000 人在線觀看。

另外,Microsoft 還推出可搭配使用的話機設備等硬體,可依照辦公室規模與使用情境需求選購搭載 Teams UI 的產品,可支援高畫質視訊與高品質語音通話,無論是個人討論或群組會議手指輕觸輕鬆對談。

文件檔案的管理上也特別有一手,每個團隊都會有獨立的檔案儲存區,你可以在專屬頁籤中查找,不會在對話視窗中你來我往滅頂,無論下載、管理皆清晰,在檢索方面快速又方便。此外,你還可以直接在不下載檔案的情況下編輯文件,對於需多人協作的資料來說具備高度即時操作性,維持團隊成員間的資訊一致。

Teams 厲害的並不是讓你通訊而已,最棒的是藉由與其他商務應用與工具協作成為一個工作聯繫與回報中樞,目前已經有相當多應用在 Teams 應用程式庫中上架,包含知名的 Github、Adobe,甚至是你耳熟能詳的 Office 365 等,提供高自由度的搭配使用,企業也可以串接自己的流程,結合公司內部的 APP 於 Teams 作為中樞,也讓每個人手上的 Teams 都有如量身打造。
了解更多進階工作平台系統串接,點這裡

雖然 Microsoft Teams 不具備頻道公佈欄的功能,但你可以將重要的訊息儲存標示,然後再點選個人頭像,到已儲存的清單中去重讀。

Microsoft Teams 功能豐富、高度安全的企業公務溝通工具首選

企業在選擇公務用的通訊軟體時很容易忽略掉「公」與「私」用工具之間的分界與訴求差異,閒暇聊天通訊的軟體與公務用溝通工具的需求大不相同,怎麼選擇一套功能完整、相容性高、易於檢索、共享檔案並具備強化安全性的通訊工具更是必須審慎琢磨思考。

Microsoft Teams 是目前筆者多方比較下來最為經濟又可靠的企業通訊解決方案。且 Office 365 訂閱更是相當普及的文書工具,只要公司內部電腦裝有 Office 365 商務基本版以上,就能直接使用 Teams 中的完整功能,不增加額外的預算支出。此外,Teams 與其他第三方軟體應用良好相容,且整體操作介面簡單容易上手,完全針對企業用戶量身打造的各種功能,更是它成為筆者眼中首選的原因。

雖然 Teams 並不如其他工具軟體來得資深,不過在各方面可以看到它不斷地成長,且功能與時俱進,在地化的全中文操作環境,即便團隊中並非人人都有絕佳外語能力也能輕鬆掌握。這套軟體除了中大型企業外,對中小企業與小型工作室也非常適合,是一套低成本、高效能、高安全性的絕佳公務溝通工具。

您也許會喜歡: