Microsoft Power Platform & Teams ,改善團隊工作效率與作業流程的好幫手 - 電腦王阿達

Microsoft Power Platform & Teams ,改善團隊工作效率與作業流程的好幫手

Microsoft 的 Windows 10 是目前全球最多人使用的電腦系統作業平台,在推出生產力工具方面微軟一直堅持不斷創新,這次要為大家介紹的是來自 Microsoft 365 家族的 Teams 與 Power Platform,透過各種工具幫助企業、團體與組織簡化工作流程,實現自動化與更智慧的聰明作業程序,大大提升整體的工作效率!

Microsoft Power Platform & Teams ,改善團隊工作效率與作業流程的好幫手

對於 Windoos 10 或是 Office 大家都耳熟能詳,但你知道嗎?在 Microsoft 的努力之下,你可以透過 Power Platform & Teams 來解決團隊間的合作與溝通,還能利用自動化功能來減少自己與團隊成員的工作雜項負擔等,到底是什麼厲害的東西?接下來就讓筆者為大家簡要說明吧!

Microsoft Teams

說到團隊通訊軟體,很多人都會聯想到 LINE、Skype 等,這些軟體對於個人間的對話很是便利,但卻無法結合其他應用來整合作業,Microsoft Teams 則是一個能夠將 Microsoft 365 和第三方工作平台結合,有效解決這些整合應用需求的實用方案。

從 2017 年 3 月推出以來, Teams 在全球每日有超過 1,300 萬使用者,根據財富雜誌統計獲得全球百大企業中  91% 指定使用,且 Teams 團隊特別針對亞洲地區進行在地化調整,更符合亞洲人的使用習慣與需求。

在 Teams 中,把團隊與私人的訊息妥善分流,讓公事與私事徹底分離開來,不會相互干擾影響。團隊群組對話最多可容納 100 人參與其中,所有對話紀錄與隱私皆受到 Microsoft 企業級的資安防護。

另外在文件檔案的管理上也特別有一手,你可以在專屬頁籤中查找,不會在對話視窗中的你來我往滅頂,在檢索方面非常快速又方便。

在 Teams 中也有許多 AI 的導入,像是視訊會議或是視訊對話時,在 Teams 中可做到背景模糊的景深效果與自訂背景,把主體凸顯出來;另外還具備對話即時字幕功能,這個功能在與國外人士開視訊會議時格外好用,有時就算對方語速讓你跟不上,也能從字幕上了解對方的意思。主講人在白板前走來走去影響閱讀?Teams 中的 AI 能做到人物透視,將白板上的文字浮在最上層。另外還有訊息翻譯功能,幫助你將國外同事的外文資訊翻譯本國語言,不需透過另外軟體或服務。

在員工大會或教育訓練時,Teams 中的行事曆裡面可藉由新增即時事件讓最多 1,000 人同時在線觀看。在即時事件中你還可以自由編排呈現方式,像是視訊小視窗與簡報大視窗的版面配置等等。

在對話中還能選用趣味的個性化貼圖,以活潑生動的圖案加上自訂文字來完美表達你真正的意涵。在對話中還能選用趣味的個性化貼圖,以活潑生動的圖案加上自訂文字來完美表達你真正的意涵。另外新增的語音訊息、地點分享等功能,都是 Teams工程團隊駐點亞洲後,因應亞洲的使用者需求特別推出的在地化功能。

Teams 可不僅有 Windows 10 版本,另外還有 Safari、Chrome 和 Edge 皆可使用的網頁版、macOS 版、iOS 和 Android 版本,讓你跨越裝置的障礙即時保持聯繫。

Teams 厲害的並不是讓你通訊這樣而已,最棒的是藉由與其他商務應用與工具協作成為一個工作聯繫與回報中樞,目前已經有相當多應用在 Teams 應用程式庫中上架,包含知名的 Github、Adobe,甚至是你耳熟能詳的 Office 365 等,提供高自由度的搭配使用。

接下來的 Power Platform 將能為你與團隊帶來更多延伸運用,接下來筆者也會做些示範讓大家了解如何在兩相協作下讓工作變得更有效率。

Power Platform

整個 Power Platform 裡面包含 Power BI、Power Apps 與 Flow 三大部分,此三者各有所長、各司其職:

Power BI (服務下載:點這裡)
這是一個能夠幫助你更進一步進行商業分析的解決方案,可做到將資料視覺化後跨組織共用見解,或將它們內嵌到應用程式或網站中,連線多資料來源並以即時儀表板和報表的方式更統整性地呈現資料。

手邊的資料往往容易出現各自為政、零散破碎的狀況,藉由 Power BI 的統整能夠幫助你將各項數據以系統性的可視化圖表呈現出來,且支援多來源數據整合陳列、權限分級等,在執行職務所需的分析、審閱和比對時更快速。

下面這個報到系統就是以 Power BI 所製成的範例之一,報到者只需填寫左側的報名欄位,送出至串聯資料庫後,能夠在資料分析部分顯示人數、時間,甚至地點等,完全依照實務所需自行設計。

PowerApps (服務下載:點這裡 )
你以為開發簡單的應用程式的門檻高不可攀嗎?在這項服務中,以最直觀的圖形化介面呈現方式,讓你藉由拖曳、點擊或縮放等方式來設計你所需要的應用程式或小工具,而這項服務還能支援跨裝置與快速發布,連結使用中的應用程式來搭配使用事半功倍。

其中還內建許多現成範本,諸如航空業的登機 app、一般企業的會議室預定 app、預算追蹤 app、客服網站與內部硬體報錯系統等,舉例多種產業的應用情境,讓用戶得以修改後直接套用;當然從零到有,針對自己團隊的需求客製化專屬的解決方案也完全沒問題。

Flow ( 服務網頁:點這裡 )
這項服務能夠幫助你建立自定義的自動化工作流程,你不必是個程式工程師,也不須串接任何資料庫,僅透過手機應用程式或網頁就能快速編輯、審核與管理,裡面還內建大量的範本幫助你在極短的時間裡上手熟悉,支援超過 250 款各式連接器可供使用。

實作範例 :在 Outlook 收到特定收件者郵件時在 Teams 推播通知

有些信件實在是不可錯過,像是主管的工作指示、由人資發出來的薪水入帳通知、VIP 重要客戶的來信等,這些優先序等級靠前對象寄信來,當然得要第一時間展信閱讀,否則錯過重要事項那可怎麼得了!接下來的實作中,筆者將告訴你如何在 Outlook 接收到特定收件者寄來的郵件時透過 Teams 提示你。

1. 到 Office 365 的使用者登入網頁 portal.office.com 登入你的 Microsoft 帳號密碼後選擇 「Flow」。

2. 在範本中輸入關鍵字「Outlook 」,並選取想要的範本,這裡筆者選定的是「在收到 VIP 客戶的電子郵件時取得推播通知」。

3. 進入後的頁面會顯示這項範本中需要連線的服務,只要在下方的服務列表中看到每一項前面都有綠色勾勾就可以按繼續進行下一步。

4. 接下來是邏輯設定的部分,在第二個紫色欄位中,在「值」這項的填寫欄點一下,在旁邊出現的動態內容欄為裡選「從」這一項,然後再後面輸入設定特定客戶的電子郵件位址,當然你也可以一次設定多位 VIP。

5. 下面預設會有一個 Condition,點後面的刪節號中選擇刪除,然後增加一個新步驟。

6. 選擇 「Microsoft Teams」,並從下方選單裡選擇「Post a message (V3)」這一項,

7. 然後設定小組、頻道以及你希望在 Teams 訊息中收到的推播內容。在設定時,你可以從側邊的清單中設定訊息中的參數,設定完畢後點選儲存。

6. 你可以在儲存後點擊右上角的「測試」來查看自己設定的內容與邏輯是否可行。如果跑完每個步驟在右上角都出現綠色勾勾表示流程執行無誤。

7. 這樣就設定完成囉!你在 Teams 中收到指定人物寄來的信件時即會已你上面設定的模式出現,提醒你重要人物來信記得閱讀,如下圖:

結論:簡化流程已是王道,自動化才是提高效率的大勢所趨

對忙碌的商務人士或企業組織,很多繁瑣的事務已經漸漸從手動逐項處理走向自動化,在打理各種日常瑣碎的事務當然也可以利用 Windows 10 中現成的 Microsoft 資源來搞定,除了上面有演示的 Mail 提示,還有很多旨在協助提高生產力的功能與項目靜待你的探索。

以組織的角度來看,最重視的就是即時資訊流通,雖然坊間已經有許多類似的商用或社交平台能夠做到最基本的對話、通話等,但大多數並沒有完整的商務型整合功能。在 Microsoft Teams 中從文字訊息、視訊對話、安全性乃至於各項細節皆是以企業級別的最高規格所打造,因應商務需求增強像是檔案、對話分類、行事曆等功能,並且可整合其它應用來串接使用,讓它變得更強大、更符合組織需要,是一款非常適用於工作群體的平台。

藉由 Power Platform 功能中的 Power BI、Power Apps、Flow 三大部分,你可以用最簡單的方式做到以前需要出動 IT 工程師才能做的事情,低門檻、好上手。工欲善其事,必先利其器,好工具幫助你有效提高工作效率與作業品質,背後還有強大的 Microsoft 團隊的技術火力支援,大家不妨也來試試看!

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