Microsoft 發表一系列 Outlook 新功能,適用於全平台 - 電腦王阿達

Microsoft 發表一系列 Outlook 新功能,適用於全平台

Microsoft 開始在全平台上發布了大量 Outlook 新功能,旨在幫助 Microsoft 365 用戶的改善會議控制、電子郵件管理和整體效率。對於許多功能,更新還帶來了行動裝置、電腦和網頁版用戶介面之間的協作。儘管某些功能尚未完善,但其中一部分已經達到了普遍可用性,並且已經在內部人員間進行測試。
 Outlook for Windows

Microsoft 發表一系列 Outlook 新功能,適用於全平台

Microsoft 這回所推出的 Outlook 新功能主要針對花更少時間準備會議、和為你的個人時間與平衡管理行事曆 3 個部分進行改善。

花更少時間準備會議

線上會議和視訊通話已經取代了過去辦公室中非正式的討論,甚至取代了人與人之間的一些社交對話,更多的會議也表示需要更多時間為會議做事情準備與會後執行確認等。Android 版 Outlook 上的新增功能之一就是能夠將會議相關的郵件和文件直接列入行事曆的詳細資訊中,讓你在同一個地方查閱會議內容與文件。

你還可以更輕鬆、快速地在收件匣中查看會議的詳細資訊,在訊息和會議詳細資訊間自由切換,查看與會人員列表與回覆、新增線上會議等,不必再另外發送信件來發給別人通知與連結。

如果你收到他人邀請加入其他線上通話平台的會議,在 Outlook 行動版 上還多了一個快捷的「Join」按鈕,讓你可以一鍵加入 Zoom、Webex 等其他平台的對話中。

由於許多人都還處於遠端工作模式,因此你可以在 Outlook 行動版和網頁版中的預設選項裡面設定始終保持線上加入會議,讓你永遠部會忘記再次新增 Teams 連結。

捍衛你的個人時間

由於人們在工作日中會花一些時間來處理個人或家庭事務,因此早上、晚上和周末的工作時間也因而彈性增加,個人與工作的時間和空間變得越來越模糊,且設備始終在手邊,因此你需要審慎考慮到為個人事務設定時間。Outlook 增加了將個人行事曆添加到工作帳戶中的功能,在你的個人時間中若有人想要透過 Outlook 計畫助手來與你安排會議時,該段時間會顯示為忙碌狀態,以確保你有充裕的時間來處理額外的私人事務。

AI 更是讓 Outlook 幫你提升效率的關鍵,接下來 Outlook 在信件回覆中將增加建議內容,你可以在行動版與網頁版中使用。很快地,在行動版中當有人想要與你碰面時,你還可以看到關於發送的可用性或安排會議的建議內容。

隨著大家對時間分配越來越彈性,工作時間日夜不一,為了幫助用戶避免在休假時保持在線無法放鬆或打擾到別人,你可以在撰寫信件後自訂更適當的發送時間,免得成了別人眼中不識相的小白。

有時你閱讀了需要回覆或採取其他措施的信件,但當下時間並不恰當,又或是手邊資訊不足、與未來要做的事情有關,為了幫助用戶在適當的時間處理信件,你可以將信件暫停,以便在未來需要時重新放回收件匣的頂端。

平衡管理行事曆

人們會希望在更靈活的工作時間表中保持幸福感並保持平衡的方法,確保計劃工作並在行事曆中留出自理空間是關鍵,在方便的時間完成工作,並確保計劃和安排任務的優先級別以及行事曆中的休息時間,可以幫助更好地控制和保持平衡。接下來你可以從行動版中輕鬆地創建個人任務,幫助你更有效地計畫一整天的排成並保留下個人時間,這些任務會以電子郵件主旨為標題,並保留原始郵件與對話連結以供參考,並同步到各平台上。

總是會遇到電子郵件主題不夠詳細無法創建行事曆,你可以將郵件內容標註起來加在任務中,以便自己在在添加任務時內容更具體,且更確切知道那些需要趕快執行。

在每日的工作中你可以透過 Outlook 的新功能來確保你有時間來完成任務,控管自己一天裡面需要做的事情,以確保妥善分配時間來完成每日與每週中的重要工作。

你可以透過 Cortana 的簡報電子郵件幫助你為一天做準備,並時刻關注會議和請求。當工作日開始時,Cortana 找到可行的文件建議供你在會議之前審閱;在可能需要後續電子郵件的待處理請求時,你會收到個性化的電子郵件。該電子郵件還將使你輕鬆地在工作日內保留「重點時間」,以便在不受 Microsoft Teams 通知打擾的情況下進行不間斷的重點工作。

在會議量大且緊接不斷的情況下,稍作喘息是個好主意。你可以將所有會議在網頁版或 Windows 版 Outlook 中設定盡早結束,並騰出 5 至 15 分鐘的時間來動一動或喝杯咖啡。

針對 Android 用戶,你可以透過 Outlook 中「播放我的電子郵件」來了解收件匣中的新內容,讓 Cortana 來為你念出新郵件,以便你在通勤、開車時了解新信件內容,保持聯繫並快速知道是否有人對你的行事曆進行更改,另外你還可以裡用語音命令從 Outlook 中加入 Teams 會議。

最後,如果會議持續占用你大量時間,你可以依照自己的期望在行事曆中更新會議時間,讓你的同事知道那些時間你有空等等。

在武漢肺炎大流行期間,越來越多用戶轉向遠端工作模式,這些新功能和改良無疑將有助於更好地管理電子郵件和工作內容。 Microsoft 尚未提及大多數功能的確切可用性和推出時間,但可以肯定的是這些功能將會盡快推播。你可以訪問 Microsoft 的部落格文章,以了解所有新功能以及連結到更多相關文件說明。

◎資料來源: Microsoft

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