Office 365 vs. LibreOffice 比一比 ,誰才是你最得心應手的生產力工具? - 電腦王阿達

Office 365 vs. LibreOffice 比一比 ,誰才是你最得心應手的生產力工具?

由 Microsoft 出品的 Office 系列是大家耳熟能詳的文書工具,在過去一直走單機授權版本路線的 Office 在幾年前開始隨著雲端的盛行推出了 Office 365 ,有別於過去的版本, Office 擁有更多優勢,像是只要使用保持訂閱就能自動更新版本、即時的問題修復、雲端文件同步等。雖然大家對 Office 365 並不陌生,但在其中到底擁有哪些大不相同的改良與新功能,這次不僅要來好好介紹一下這套文書處理工具,還要來好好比較一下與免費的 LibreOffice 之間有什麼不一樣!
 Office 365

Office 365 vs. LibreOffice 比一比 ,誰才是你最得心應手的生產力工具?

Office 365 與 LibreOffice 差別在哪裡?!

大家都耳熟能詳的免費文書處理工具 LibreOffice 的確能稍解燃眉之急,但卻無法動搖 Microsoft Office 系列的領導者地位,你一定會疑惑 Office 365 與它之間到底存在哪些不同,又或是有哪些獨到之處讓 Office 365 屹立不搖大受好評,這次筆者也整理了一些最顯著的部分讓大家更瞭解這兩款文書工具之間的重點差異。

1. UI 介面
Office 365 的操作介面上在近年的重新設計後,不僅更貼近現代美感,按鈕與功能配置方面也更為人性化,針對現代人使用習慣調整,在每個功能的操作步驟方面也更直觀、容易上手,在選用時也不必層層找尋。LibreOffice 整體的佈局還是偏向舊式的作業系統視覺,功能歸類的邏輯性明顯較為鬆散,使用者較難憑直覺隨選即用,琳瑯滿目的功能缺乏整體性,得花不少時間才能找到你的標的。

2. 相容性
在 LibreOffice 最令人詬病的就是一直以來未得解決的相容性問題。當你收到從客戶或他人處的文件、試算表或簡報,用 LibreOffice 開啟後很容易出現檔案版型格式跑掉的狀況,閱讀性大打折扣,更別提在把檔案儲存寄出後也讓人擔心收件人得到的內容能否如預期。以筆者為例,因工作需要經常與廠商間以 Word 或 Excel 檔案作為互相通訊的主要格式,在過去也曾因為檔案內容格式跑掉或呈現方式跑版造成彼此認知定版的差異。 Office 系列因其於文書軟體市佔第一的領先位置,幾可視為標準規格,所以在各種文書檔案的相容性也幾乎無所不能,無須擔心資料傳遞時的失誤。下面筆者以同一份 Word 文件在兩套軟體中開啟後的呈現結果:

3. 安全性
Office 系列的發展較早,整體無論是軟體或組織運作也要為成熟,對緊急問題的反應也因專門開發單位的運作而更為迅速,雖然 LibreOffice 是開放式原始碼可獲得有興趣的開發者做出各種各樣的功能,但從另一個層面上來說也表示當軟體或功能上出現漏洞,並不會有專門的團隊來進行修補,在安全性更新的推出速度自然也沒有如 Office 365 的快速與系統性。Microsoft 長久下來對防禦駭客攻擊所累積下來的經驗豐富,也造就了更強大的資安資料庫,將其運用在旗下各產品上,也使 Office 365 擁有企業等級的資安防護措施,像是文件可加密、限制編輯、鎖定接受與編輯對象等等。

4. 軟體整合
Office 系列發展至今,已經從過去單機作業的模式走入雲端,過去當你需要與人協作文件時必須另外存檔並寄送給對方進行後續的共同編輯,很容易因為版本差異化而混淆。現在,在 OneDrive 的助力之下,你的文件可以存放於雲端,透過分享與協作人共同編輯,省去檔案互相傳輸、後續整合耗費的時間與精力,也不用擔心文件因版本落差造成的資訊斷層。

Office 365 重點特色報你知!

相信大多數的人與 Windows 系統的第一次接觸都是從 Office 開始,這套可以說是長青又無敵的文書處理系統不管對上班族、學生等都一定用得上,除了一次付費的單機版本 Office 2019 外,Office 365 更是近年來 Microsoft 的主打力作,這套工具跟隨科技與時代腳步增加不少厲害的功能與設計,在比較環節之後,筆者為大家整理一下 Office 365 的幾個重要的特色。

Office 365 中囊括了一般人常用的 Word、Excel、PowerPoint、Outlook 與 OneNote 等工具,與過去舊版本 Office 相比之下不僅在 UI 設計上讓操作與尋找功能更直觀, 不管是功能名稱、描述都讓使用者在使用時更容易找到自己所需要的功能。筆者個人使用 Office 系列超過 15 年,現在的 Office 365 容易上手的程度大幅提升,不用像以前的年代還得特地去買一本專書來啃,以工具軟體的角度而言,這一點筆者感到喜聞樂見。

由於 Office 系列內建強大又豐富的功能,在過去,很多初學者、或針對一些較不常用的功能,大家都只能在網路上找教學或是購買工具書來按圖索驥,否則就得花很多時間與精神慢慢摸索。在 Office 365 中內建的教學訓練非常好用,幾乎可以說是手把手讓你熟悉常用功能,包括許多人不甚熟悉卻霹靂無敵好用的 Excel 函數公式,在這裡也有教學來帶你入門。 

針對 Office 365 的用戶,Microsoft 備齊了非常完整的支援服務,除了上面提過的教學外,還有各種詳盡的功能說明內建在各軟體中,另外若你還有其他疑難雜症,還可隨時到技術社群中尋求專家解答,或是在 Answers 社群裡取得支援,甚至還能在各軟體專屬的 User Voice 裡尋求建議的新功能和增強功能等。

AI 加持,帶來源源不絕的超能力

在 Office 365 中有個著重強調的項目,就是在 AI 導入的運用,並且在整套工具中的軟體裡都能看到 AI 的存在,並且賦予 Office 365 更人性化、更貼近使用者的各種貼心功能。接下來筆者挑幾個應該會是最常用、最實用也最好用的功能來跟大家做些分享!

如果你是個像筆者一樣惰性很強(?),或是不想、不擅長自己規劃各種文件、表格、PowerPoint 設計, Office 365 擁有相當豐富的線上範本可供使用者搜尋與下載使用。另外,因為 Office 是目前最主流、使用者最多的文書處理工具,所以也擁有非常多官方與第三方的網路資源。

倘若你沒有從官方或網路上找到喜歡或適合的簡報範本,又或是想親力親為打造專屬樣式,在 PowerPoint 裡面,即便你選了新增空白簡報,在視窗左側還會有「設計構想」的建議,從零開始擁有整份獨特美感的簡報。

你也可以先編輯好簡報內容,任意放入圖片、文字方塊等,然後點選設計構想,從中選擇喜歡的樣式;AI 能夠根據目前版面上的內容,直接為你自動排版,省下很多設計與調整版面的時間,打造精美又專業的工作簡報。

Excel 中原本就有相當豐富的圖表用來輔助呈現你的數據資料,像是圓餅圖、長條圖、曲線圖都是大家很常用到的,如果你的工作中經常會有分析全球數據的需求,像是行銷、市佔等,在 Excel 中增加了建立「地圖圖表」功能,以地圖與顏色更清晰明瞭地呈現數據資料,讓你的報表一目瞭然。

如果平面地圖不夠味,還有 3D 地圖可供選擇,將你的數據直接呈現在可旋轉移動的地球儀上,以最具世界觀的方式為你傳達每個數據報表。

Word 中也藏有許多 AI 小工具,像是很多時候你必須閱讀英文或其他語言的文件,每次都要用 Google 翻譯也太繁瑣了,在 Office 365 中內建有翻譯功能,可自動檢測語言並翻譯成你指定的語言,查閱文件事半功倍。在開啟翻譯功能後,只要將文章中想要翻譯的句子、段落直接反白,旁邊就可出現翻譯內容,按一下插入就可以將 AI 翻譯後的文章直接插入到文件中。

翻譯功能不僅可見於 Word 中,就連 PowerPoint 中也可使用,AI 翻譯可直接將整份 PowerPoint 簡報翻譯成各種的語言版本,即便是繁體中文與簡體中文裡面有些用語上的不同,在翻譯中也會轉換成當地常用的詞彙。

在 Word 中如果想要插入網路圖片,現在你也不必先在網路上找好圖片連結或下載圖片,只要點選插入選項卡中的「線上圖片」這一項,並且選擇想要使用的圖片主題,內建的 AI 會從 Bing 中找到適合的圖片,在圖片中也會標示其授權資訊,輕鬆又好用。

結語:UI、安全與完整相容一把抓,Office 365 是你的最佳文書處理工具

越來越多免費自由文書工具的出現,像是 OpenOffice、LibreOffice ,就算帶來立即性的應急使用,卻無法撼動 Office 系列在文書處理工具的地位。Office 365 擁有 Microsoft 這個最堅實的後盾,不管是軟體功能、介面優化、視覺設計或是安全性提升方面,因專門團隊的強大技術力與大量使用者回饋的資訊,在不斷進化的過程中讓它與民眾的生活、工作等越來越貼近,在功能越來越強大的同時,卻也帶來更簡單容易的操作方式。

在筆者的使用過程中,LibreOffice 就曾面臨多次的崩潰死當,這種不安定的因素對於大量文書處理使用者來說頗為煩心,就怕在工作中忽然出現導致辛苦老半天的心血付諸流水。 Office 365 在整個運行的穩定性上也相對值得信賴,加上軟體會時不時幫你留存之前未正常關閉而沒有存檔的檔案記錄,如果檔案放在OneDrive上還可以自動存檔,或是隨時選擇回到之前的版本,的確能讓人較為安心些。

如果你講究雲端功能且希望軟體功能自動更新,或是企業需要大量授權還能擁有更高的安全性,那 Office 365 則是最理想的選項!

如果你希望能夠獲得最即時的各種功能與安全性更新,並且擁有雲端 OneDrive 功能讓你工作更有效率,Office 365 以其智慧成為你的助力;若你是經常需要與團隊伙伴即時協作溝通,對於重要文件保密格外講究,Office 365 商務版能幫助你兼顧資安與生產力。而針對沒有使用雲端需求的人,Microsoft 還推出一次付費的單機版本 Office 2019,大家可以依照個人需求自行選購適合的方案。

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