5 個步驟技巧,教你快速刪除 Gmail 舊郵件 釋放更多空間、更有效率的整理

Gmail 用久了,如果沒有定期清理郵件的話, Gmail 舊郵件 一定會非常多,相對你可能就曾發生過空間不足的情況,這是因為 Goolge 所提供的免費 15GB 空間,是旗下所有服務共享,如:Gmail、Google Photos、Google Drvie 等等。而碰到這狀況,以往你可能就會開始刪除最近幾封的郵件,太舊的不好找則乾脆放棄,但這只是治標不治本,因此下面就要教你 5 個步驟,能更快速的找出這些不重要舊郵件來一一清除,並且設置更有條理的收郵件方式,花個幾 10 分鐘的時間整理,就能讓未來不用再煩惱。

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5 個步驟技巧,教你快速刪除 Gmail 舊郵件 釋放更多空間、更有效率的整理

1. 篩選同類型的郵件

要找一些廣告信刪除時,我相信很多人都是在上方搜尋欄位輸入關鍵字,如:PChome 之類,這確實是一個方法,但也有很高機率會出現其他寄件者的郵件,而這就會導致刪除過程的效率變低,必須一一確認是不是重要郵件,擔心誤刪。其實在每封郵件的右上角選單中,Gmail 有內建一個 “篩選這一類的郵件” 的功能,只要點選就能快速找出這寄件者寄來的郵件:
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代表說,如果你確定這個寄件者都是寄廣告信,或是不重要的內容郵件時,就能透過這方法來快速尋找,不需要輸入任何關鍵字、也不用複製貼上寄件者的 Email 位置,操作非常方便。

另外這功能還有一個很大的好處:可設置篩選條件。有時候出現的結果還是會參雜幾封重要郵件,像是找銀行相關的郵件時,有些是不重要的廣告或刷卡提醒通知,有些則是很重要的帳單,這時你就可以排除 “帳單” 這兩個關鍵字(按右下角搜尋來套用),接著就能很放心地打勾左上角全選框框,來一次刪除全部:
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2. 加上這串網址,快速跳到指定的郵件列表頁面

舊郵件積久了,數量一定非常驚人,破五千甚至上萬封都有可能,而 Gmail 郵件列表一頁最多只能顯示 100 封,一頁一頁找起來相當困難又花時間,因此這裡就有一串網址:#section_query/in%3Ainbox/p50,只要加在 Gmail 網址中的 u/0/ 後方,就能快速跳到該頁,p50 代表第 50 頁,要跳到其他頁就修改這數字,像是 75 頁變成 p75。另外 u/0/ 的 0 也可能會是其他數字(像我有登入多個 Gmail 帳號,這個帳號就顯示 1),記得加在這數字後方就對了:
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這方法除了方便找舊郵件刪除外,也很適合運用在重要時刻,像是有一些重要郵件你忘記名稱,但大概知道什麼時候寄來的,就能透過這方法來快速跳頁尋找。

3. 刪除垃圾桶的郵件

當刪除郵件之後,該郵件會自動移至垃圾桶內,代表說還沒有完全刪除,會暫存在這邊 30 天,意味著還是佔用你 Google 雲端空間,如果你急需騰出更多空間,記得要進到這邊來再次手動真正刪除。另外相對來說,如果不小心刪除某重要郵件的話,30 天內還是能從這邊救回:
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4. 取消訂閱廣告信

每個人信箱中最多不重要的郵件,絕大多數應該都是廣告信,而現在的 Gmail 會自動把廣告信分類到促銷內容標籤中(雖然還是會有些會漏掉),因此不至於多到影響正常使用,但這也導致很多人開始忽略它,進而慢慢累積佔用越來越多免費雲端空間。

所以說,把不重要的舊郵件都刪除,騰出更多雲端空間之後,記得也要開始整理這些廣告信,才能有效避免未來再次發生。而 Gmail 現在也有一個很貼心的功能,可以快速設定不要再收到這廣告商的信件。打開任何一個廣告信中後,位於左上方寄件人 Email 地址的右側,就有一個取消訂閱的功能,點選它即可取消:
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這方法真的很方便,不用進到該網站登入會員也能快速設定。不過這方式僅限於 Gmail 預設的 “主要” 標籤以外的郵件,像是前面曾提的促銷內容、另外還有社交網路等等:
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5. 針對特定郵件建立篩選器

這建立篩選器的技巧相當推薦大家都學起來使用,因為它能夠讓你管理郵件更加輕鬆簡單且有條理,一收到就自動分好類,甚至直接進行標示已讀、刪除等等都行。

使用方式跟第一步一樣,只是這次不是為了找出相同寄件者的舊郵件,而是設置這寄件者寄來的郵件該怎麼處理。打開郵件之後按左上的 … 更多選單,就能找到「篩選這類的郵件」功能:
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接著輸入觸發條件,當收到這封郵件後,需要符合哪些條件才會觸發這篩選器動作,像是包含的字詞、大小、有沒有附件等等,設定完後就按下方的 “篩選器”:
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再來就是動作,以我設置的中國信託郵件為例,我希望會自動進到信用卡帳單的標籤裡,然後標示重要(要繳費絕不能忘)、分類也位於主要,這樣未來收到中國信託寄來的郵件,且符合觸發條件,就會自動進行上面這些動作,不用手動操作:
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代表說,花一點時間把重要郵件的篩選器都設置好後,未來收到都會自動歸類,不僅幫你省下大把整理時間,還能讓 Gmail 看起來更加有條理。

雖然進行這五個步驟有點繁瑣且無聊,但實際完成之後,不僅騰出更多雲端空間,Gmail 也真的看起來更加清爽整齊,未來找重要郵件更加容易。當然,為了避免再次發生信箱爆炸的情況,養成良好的整理習慣,以及看完不重要郵件就刪除的動作,還是最重要的!以上推薦大家試試看。

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