Microsoft 365 還是 Google Workspace?一文看懂企業生產力工具選哪套 - 電腦王阿達

Microsoft 365 還是 Google Workspace?一文看懂企業生產力工具選哪套

不管是微軟或是 Google,都在積極推動以雲端為基礎的生產力軟體與服務套裝工具,希望能夠幫助用戶在激烈的競爭中贏得勝利,而兩家巨頭所推出的解決方案就是 Microsoft 365 與 Google Workspace(以前的 G Suite),這次「一文看懂」就要來帶大家仔細看看這兩套不同生產力工具之間差異與不同。

Microsoft 365 還是 Google Workspace?一文看懂企業生產力工具選哪套

微軟與 Google 都想成為用戶首選的一站式生產力工具服務,各自推出的訂閱商品也擁有各自的特色。Microsoft 365 與 Google Workshop 這兩套不同工具都具備有下面這些功能:

  • 可自訂域名的工作用電子郵件信箱和共用行事曆功能
  • 擁有線上儲存、協作的共用空間,而且每個使用者帳號都分配有大量個人儲存空間
  • 可用於建立和協作文件、表格和簡報的生產力應用程式
  • 都有自家企業通信軟體,裡面都有傳訊、線上會議和視訊會議功能
  • 管理介面具備企業用戶的合規性與歸檔等高階功能以及包含雙重身份驗證等在內的安全功能

這兩巨頭的服務皆以強大、可靠性高的雲端基礎架構為核心,並擁有自家的全球數據中心,且兩家企業在生產力工具市場皆佔據了主導地位,其他小型競爭對手根本沒得打。儘管表面上看起來功能性差不多,但 Microsoft 與 Google Workshop 在雲端結構和應用程式的設計方面明顯採取不同的邏輯與方式,對大多數人來說,選擇使用哪一款的最直接方式就是從硬體合適度來著手。

微軟的方式在於構築自家的 Office 專有權(過去稱為 Office 365,現在叫 Microsoft 365),所包含的應用程式皆為可自動更新的同捆之中,點對點服務(包括 Exchange Online、OneDrive Business、SharePoint Online 和 Microsoft Teams)讓團隊從本地伺服器遷移到雲端提供了簡易途徑,員工可以利用熟悉的電腦版應用來造訪包含 Outlook、Word、Excel 和 PowerPoint 等服務,也可以使用網頁版的替代方案。相比之下,Google 的方式是以雲端原生工具和瀏覽器為中心,包含 Gmail、Google 雲端硬碟、Google 文件和 Google 試算表等基於網頁服務與員工已經熟悉的個人工具相同,當與 Chrome 瀏覽器一起使用時,這些應用程式可支援離線儲存文件與檔案。

這兩種服務都內含專為中型與大型企業設計的網頁版本管理介面,而這些管理工具對於沒有全職 IT 工程師的小型企業中可能會讓人感到棘手。如果是企業採購相關方案,還是與認證經銷合作會是最好的選擇,後續服務方面也較為完善。

套裝價格

若要看到 Microsoft 365 與 Google Workshop 的明顯差異,可以從兩家廠商提供訂閱的各項計劃內容來看。
Google 保有其簡單明瞭的概念,共推出有四種不同的方案,分別為入門型的 Business Starter(每月 6 美元)、標準型的 Business Standard(每月 12 美元)、進階型的 Business Plus(每月 18 美元) 與企業大量授權型的 Enterprise(需另外詢價)。

相形之下,Microsoft 365 的方案就讓人較為眼花撩亂。三種針對小型企業的訂閱記劃(Microsoft 365 E3、E5 與 F3),以及僅包含有電腦應用和雲端儲存的 Microsoft 365 APPS 企業版,另外還沒有重新命名的 Office 365 E1、E3 與 E5 企業方案,還有專為大型組織從每台電腦授權和本地伺服器過渡的方案,另外對於教育機構、政府機關和非營利組織還有單獨的 Microsoft 365 計劃。Microsoft 365 的收費從每人每月 300 元至 1040 元不等,最貴的方案包含了 Windows 10 企業版 E3 和企業行動性 + 安全 E3 的許可。如果上面這些方案都不適合你的需求,你還可以混合搭配各種服務以建立個人化的訂閱方案。

兩種服務之間儘管有些相似之處,但很難進行一項一項的比較,由於內含 Office 桌面應用,大多數 Microsoft 365 計劃的費用都高於 Google Workspace。

Google 所有方案皆包含下面的功能:
Gmail for Business
Meet(視訊與語音會議)
Chat(安全訊息)
共用行事曆
Google 文件、試算表和簡報
Keep(共用筆記)
表單(可製作問券)
協作平台(Sites,可在沒有程式基礎下快速建立協作平台)
Currents(Google Workshop 中的 Google+ 替代品)
至少 30GB 的雲端儲存容量(Google 雲端硬碟)
安全和行政控制

而所有 Microsoft 365 計劃都內含一組雲端功能,或有權在最多 15 部裝置上下載安裝 Office 應用程式(5 台 Windows 電腦或 Mac、5 台平板電腦和 5 部智慧型手機),或是兩者皆有。電腦版應用程式包括 Outlook、Word、Excel、PowerPoint 和 OneNote(僅在 Windows 電腦上提供訪問和創建),以及每個使用者至少 1TB 的 OneDrive 儲存容量,與網頁版本的 Word、Excel、PowerPoint 和 OneNote。

Microsoft 365 的雲端服務包含下面這些:
Exchange 最大收件匣容量為 50 或 100GB 的線上電子郵件託管
網頁版 Word、Excel、PowerPoint 和 Outlook
每個使用者至少 1TB 的 OneDrive 用於業務檔案存儲
SharePoint 線上團隊網站
高解析視訊會議
線上會議(Skype 會議廣播或 Microsoft Teams 即時活動)
安全訊息傳遞和協作(Microsoft Teams)
安全和行政控制

商務計劃還包含有約會計劃應用、Microsoft Bookings 和 MileIQ 費用追蹤軟體。而企業計劃則包含有任務管理軟體 Microsoft Planner、高級分析工具的MyAnalytics 和 Power BI Pro、流程管理工具 Power Apps 與 Power Automate、協作軟體 Yammer 以及眾多進階功能,像是 Microsoft Advanced Threat Protection、Microsoft Bookings 等功能,以及 150 或更多人員的免費部屬支援。

兩者間的比較

Microsoft 365 與 Google Workspace 都有讓人印象深刻的眾多功能清單,事實上兩種服務之間最大的區別不是特定功能是否存在,而是如何實現這些功能,總結是指兩個服務之間的風格差異。

  • 電子郵件
    Microsoft 具有 Exchange Online,針對 Outlook 電腦版進行了最佳化;Google 的 Gmail 服務,針對 Chrome 瀏覽器和行動應用進行了最佳化。除了這些基本的體系結構差異外,功能項目裡面還包括企業電子郵件管理員想要的所有內容,包括反惡意軟體防護、垃圾郵件過濾和群組別名。

    Google Workspace 的 Business Starter 方案中,最大收件匣容量為 30GB(或更少),該空間與使用者的雲端硬碟儲存容量共用。此限制隨著 Google Workspace 更高階的訂閱方案而消失。Microsoft  365 電子郵件信箱大小上限為 50GB 或 100GB,具體取決於選購的計劃,對於啟用存檔的企業帳戶,存檔郵箱容量則為無限制。

  • 生產力應用
    Google 的旗艦生產力應用專為在瀏覽緝獲行動應用中工作而設計,相比之下較為主流的 Microsoft 365 方案中還包含了 Windows PC 和 Mac 上最新版本 Office 桌面應用軟體,此外還有功能日益完整的網頁版核心應用。

    這些 Office 桌面應用可用性是某些組織或企業的必須項目,當 Office 文件格式的保真度至關重要時,情況尤其如此。導入和匯出 Google 文件和表格很容易,但 Office 文件卻不能保證在兩個環境之間無損往來。在這些格式沒什麼大不了的,而且在相對成員較為年輕化的團體在 Gmail 和 Google 文件的使用較為順手,瀏覽器介面或許可以被視為一種優勢。

  • 雲端儲存
    OneDrive for Business 曾是 SharePoint 的笨重副產品,現在與消費者共用相同的同步引擎,已經發展成與 Microsoft 365 和 Windows 能有高整合度的可靠服務,它在 Mac 和行動裝置運行狀況也不錯。預設情況下,每個 OneDrive for Business 用戶都會獲得 1TB 的個人雲端空間,只要企業帳戶有至少五位用戶這個上限就消失了。對於所有帳戶類型,團隊可獲取 SharePoint  1TB 儲存容量(再加上每個使用者 10GB)。

    如前面提過的,Google 雲端硬碟儲存分配與 Gmail 共用。在基本帳戶上,上限為 30GB,升級帳戶的限制將限制為 1TB,對於至少有五個使用者的 Google Workspace 商務和企業計劃則為無上限。管理員可以使用設備策略控制離線儲存,並可以控管使用者是否可以將雲端檔案同步到電腦或行動裝置中。

  • 溝通與協作
    無論是 Google Workspace 或 Microsoft 365,都提供用戶各種通訊和協作工具。這兩種服務都允許用戶在網頁瀏覽器上同時編輯文件,以便團隊處理共享專案;對於儲存在 OneDrive 上的檔案,你也可以使用 Office 電腦版應用進行協作。

    Google 已經將旗下的原本的 Hangouts 聊天應用程式改名為 Meet,可用於進行線上會議、視訊會議和語音通話,也能簡單地傳送文字訊息對話;Microsoft 365 則透過 Microsoft Teams 取代 Skype 商務版和古老的 Lyc 來提供同樣的功能。

Google Workspace 或 Microsoft 365,不管哪一套工具,在現在工作型態轉為遠端的時局下,都以提供無縫的團隊協作與即時溝通為主要重點,打破不在一地工作時距離與時間帶來的障礙,讓企業與商務生產力保有往常的水準。

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