G Suite 新功能允許非 Google 帳戶加入文件協作,雲端作業更順暢 - 電腦王阿達

G Suite 新功能允許非 Google 帳戶加入文件協作,雲端作業更順暢

Google 的 G suite 提供一整套的生產力系統更容易管理與使用,現在已經是很多公司、企業選用的方案。在過去身為 G Suite 的用戶,如果你想要與公司外並沒有 Google 帳號的人協作雲端文件、簡報、試算表等根本是不可能的事情,不過現在這一切都將能實現,將協作的可行性再度擴展。

G Suite 新功能允許非 Google 帳戶加入文件協作,雲端作業更順暢

在企業或公司內部與同為 G Suite 的同事一起進行雲端的文件協作非常簡單,但若與公司外部的使用者協作時,如果對方沒有 Google 帳號將會很麻煩,你只能將文件下載寄給對方,一來失去協作的即時性,二來在文件傳遞間很容易出現版本落差。Google 為用戶推出了「訪客共享」功能,該功能讓用戶可以與沒有 Google 帳戶的使用者共享 G Suite 文件、試算表與簡報等,不僅是瀏覽還可進行共同編輯以增加內容、添加評論與發佈。

具體來說,你只要在協作人員的部分填寫指定協作者的電子郵件信箱後,系統會自動將共享文件的連結與驗證碼透過電子郵件寄送給對方。收件者只要單擊連結並且輸入驗證碼就能在身分驗證通過後直接在 G Suite 進行共同創作。在預設情況下,訪客共享功能是關閉狀態,必須由企業內的管理員權限來啟用。
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可惜的是,適用這項新功能的必須是 G Suite Business 版、Enterprise 版和教育版,一般免費個人用戶無法享用得到。這項新功能有助於公司、企業擴展雲端協作的即時性,就算是與客戶、廠商之間的文件也不需再經過寄送傳遞,自然也沒有時間差與版本不同所造成的誤解,是有效提升生產力與溝通效率的良策。

◎資料來源:Google

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