Google 雲端硬碟「捷徑」再擴展,還新增支援目標群組共享功能 - 電腦王阿達

Google 雲端硬碟「捷徑」再擴展,還新增支援目標群組共享功能

Google 雲端硬碟與包含文件、試算表等服務都是許多人喜愛用於協作、傳遞或文件處理的平台,早在今年 3 月時,Google 雲端硬碟引進了「捷徑」,用以簡化文件夾的結構、共享並減少建立副本的需求。今 Google 宣布了三項更新,而雲端硬碟更新增了支援目標群組共享的功能,省去一個個手動設定的麻煩。

Google 雲端硬碟「捷徑」再擴展,還新增支援目標群組共享功能

近日,Google 提出了對捷徑和文件位置計劃的三個主要更新。Google 雲端硬碟中的「捷徑」透過創建精確地指向來導引至特定的項目,而不會使項目雜亂地存放在多個位置上,主要有助於減少保存、管理和更新文件時可能造成的混淆,簡化雲端硬碟中文件與文件夾的架構,幫助用戶輕鬆訪問文件和文件夾。具體來說,如果你的文件存放於 A 資料夾,但你認為它也屬於 B、C 資料夾中的項目,你只需為該文件在 B、C 位置建立捷徑,不用像過去一樣複製貼上而造成整個雲端硬碟空間中同樣的文件就有 3 份。 

捷徑功能對比較複雜的文件歸納管理相當有幫助,而 Google 更為需求者加上更多的擴展延伸。在啟動捷徑後,雖然以指向性為主,但使用者仍可透過下面兩種方式來把文件添加到多個位置上:

  • 在網路上使用雲端硬碟時,共享文件上的鍵盤快捷鍵 Shift + Z 用於將文件放置在多個位置。現在,當選擇單個文件或多個項目時,Shift + Z 將創建捷徑。但是,如果選擇了單個文件夾,Shift-Z 仍能將該文件夾添加到另一個位置,以確保繼續與通過「備份與同步處理」進行離線訪問的電腦之間保持相容性。
  • 在網路上使用雲端硬碟時,使他人成為文件的所有者,用於為該文件創建多個位置。現在,如果新所有者可以看到文件的現有位置,它將繼續保留在該位置;如果新所有者看不到現有位置,則會將其從當前位置移至新所有者的雲端硬盤文件夾中,並在其位置創建一個捷徑。

此外,雲端硬碟現在會將已刪除的共享文件夾中所包含的文件移動到所有者的雲端硬碟中,因文件夾刪除後,用戶不得不使用搜尋功能來查找不再組織在一起的文件,這一做法可防止文件的遺失。上述的兩項更新將從今天開始推出,並將在接下來的兩週內針對個人和 G Suite 帳戶推廣。同時,Google 發表了一個新的測試功能,G Suite 管理員可以在該測試功能的後台中建立一個「目標群組」,並且與該群組分享文件。從實用性來看,這個更新能夠有效簡化連結共享的流程,幫助用戶更快地針對特定受眾分享文件,減少用戶手動逐一新增特定用戶或群組的麻煩。

在 3 月時,Google 表示將自動將多個位置(現有位置除外)中的現有文件搬移到雲端硬碟捷徑,現在 Google 也針對這一項提出了更新的說明。這項功能將會在 2021 年的某個時間點開始搬移,在開始動作前除了會在 G Suite 部落格中宣告之外,也會在開始的至少兩周前在產品中以警語的方式提示用戶。整個搬移過程不需用戶或管理員手動操作,也不會影響到文件的訪問與所有權,並且盡可能會將協作的干擾降到最低。

◎資料來源:Google via 9to5Google

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